Zapierの活用方法② - 自分が希望する条件のメールを、mornignmateのタスクに自動登録する方法
業務コミュニケーションの手段として、メールを活用されている方が多いかと思います。
精算書や見積書関連のメールは、morningmateのプロジェクトで受け取り、催事や提携関連のメールは、マーケティング部署のプロジェクトで確認できると便利になります。
特定条件の新規メールを、morningmateで簡単にスピーディーに確認できるZapierの活用方法をご紹介します！
ステップ１：Zap(ザップ)を生成する
Zapier画面左側上段の「＋Create Zap」をクリックして、新規Zapを作成します。
ステップ２：Trigger(トリガー)を設定する
どの条件が発生した時にmorningmateの投稿に自動登録するか、Triggerを設定します。
１．AppとEventを設定する
１）「１．Trigger」をクリック後、Gmailを選択します。Microsoft Outlookをよく利用する場合は、GmailではなくOutlookを選択して進めてください。
２）Gmailの中でも、どのEventに対してメールを連携するか選択します。新規メールすべて（New Email）よりは、スター付きメール（Starred Email）や、特定のラベルに対する新規メール（New Labeled Email）などをEventで設定しておくことをオススメします！
👉Gmailでラベルを設定する方法はこちら
２．Accountと連携する
１）Gmail連携するGoogleアカウントを連携します。「Sign in」をクリックし、連携したいアカウントを選択して「許可」をクリックしてログインします。
２）Googleアカウントと連携されると、画像のように表示されます。連携したいアカウントで間違いがないか再確認後、「Continue」ボタンをクリックして次のプロセスに進みます。
３．Triggerを設定する
アカウントを連携したら、次はTriggerとなる「Gmail ラベル」を連携します。
１）以前連携しておいたGoogleアカウントのGmailラベルがそのままZapierに表示されます。
今回はサンプルとして「New Email」というラベルを連携してみます。
２）１）で選択したラベルの「INBOX」を選択して、「Test Trigger」ボタンをクリックし、メールが正常に表示されるか確認します。
３）テスト結果に表示されたメールのうち、一つを選択して「Continue with selected record」をクリックします。これでテストは完了です。
ステップ３：Actionを設定する
最後に、設定したTriggerが発生した時、morningmateでどのようにアクションするか設定する段階です。連携して登録されるmorningmateのプロジェクト/タイトル/担当者/本文を指定できます。
今回は、メールで受信した内容を、直接morningmateのタスクに登録する例をご紹介します。
１．Appを選択する
２．Eventを設定する
アカウントを連携すると、morningmateに連携できるアクションリストを確認できます。単純に通知のみ受け取りたい場合は、通知ボットや投稿の設定を進めてみてください。
まず、morningmateの核心機能であるタスクへの登録を例でご紹介するために、「Create Task」ボタンをクリックしてみます。
Tip! Zapierと連携できるmorningmateのアクションリストは、以下の通りです。 （１）Create Bot Notification : 通知ボット作成 （２）Create Post : 投稿の登録 （３）Create Schedule : スケジュールの登録 （４）Create Task : タスクの登録 |
３．Accountを選択する
Tip！ morningmateのアカウント権限を確認するプロセスで、「Business+」プランを利用していない場合は、利用が制限されます。 |
連携したmorningmateのアカウントにログインします。「Sign in」ボタンをクリックすると、morningmateのアカウントを入力/確認できるポップアップウインドウが表示され、「Allow」ボタンをクリックすると連携が完了します。
４．Action を設定する
morningmateのタスクに登録する条件を設定します。登録者/プロジェクト/タイトル/本文/ステータスを設定できます。
１）Project ID：メールを投稿で登録するプロジェクトを選択します。
すでに存在するプロジェクトの中で、今回Zapierの連携で登録するために適したプロジェクトがなければ、新しく作成することをオススメします。
２）タスクのタイトル/内容/ステータス（request＝リクエスト）/優先順位/開始日/期日などを設定します。
このうち＊で表示された項目は必須ですが、それ以外は任意項目のため、省略しても問題ありません。
３）Content（内容）：メールの詳細項目を自由に選んで挿入します。
ex）メールのタイトルをmorningmateの投稿のタイトルに設定すると、同じタイトルが内容にも一緒に表示される場合があります。
４）テストメールを送信して、プロジェクトに投稿が登録されるか確認します。
５）作業したZapを「Publish」します。
これからは、Gmailで受け取った内容をmorningmateの投稿に直接登録できます。😊
これまで、Gmail＞Labeled Mail をmorningmateのタスクに登録するプロセスを例にご紹介しました。morningmateからZapierに移動した後、テンプレートを活用すると、さらにスピーディーに設定を進めることができます。😎
他の条件でもTriggerとActionを設定し、タスクの自動効率化を体験してみてください！👍