Đăng tải bài đăng trên morningmate khi có mail mới
​

Email được xem là một trong các phương tiện trao đổi công việc được nhiều người sử dụng.

Nếu có thể nhận được các mail về phiếu thanh toán, báo giá từ bộ phận kế toán; mail về sự kiện, hợp đồng ký kết từ các dự án của bộ phận marketing thì thật sự rất tiện lợi cho người dùng.

Đáp ứng mong muốn này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn phương pháp ứng dụng Zapier để kiểm tra dễ dàng và nhanh chóng ngay trên morningmate khi có mail mới dựa theo các điều kiện được thiết lập.

Bước 1 – Tạo Zap mới
​

Click “+ Create Zap” ở góc trên bên trái Zapier để tạo một Zap mới

Bước 2 – Thiết lập Trigger

Đây là giai đoạn thiết lập Trigger để kích hoạt Bot thông báo trên morningmate. Bạn có thể bỏ qua phần nội dung trong ô màu vàng hiện ở phía trên.

1) Sau khi click vào Trigger, tìm và chọn Gmail. Nếu thường xuyên sử dụng mail của Microsoft Outlook, bạn có thể lựa chọn Outlook thay vì Gmail.

2) Lựa chọn loại mail nào đó trong Gmail trong mục Event để liên kết.

Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập Event là một nhóm mail cụ thể như Thư được đánh dấu sao (Starred Email) hoặc Thư được dán nhãn cụ thể (New Labeled Email) thay vì chọn tất cả mail mới (New Email).

2.Liên kết tài khoản (Account)
​

1) Để liên kết Gmail, bạn cần kết nối với tài khoản của Google bằng cách click vào Đăng nhập, chọn tài khoản sẽ liên kết, click Cho phép và đăng nhập vào tài khoản Google.

2) Sau khi xác nhận tài khoản đã được liên kết, chọn Continue để di chuyển đến bước tiếp theo.
​

3.Thiết lập Trigger

Sau liên kết tài khoản là bước liên kết Nhãn Gmail (Gmail Label) để tạo Trigger.

1) Nhãn Gmail từ tài khoản Google được liên kết ở bước trước đó sẽ được hiển thị trong Zapier. Chúng tôi sẽ lấy ví dụ kết nối với Nhãn “Thông tin quan trọng”.

2) Click Test trigger để kiểm tra xem các email có được phân loại vào đúng nhãn “Thông tin quan trọng” và hiển thị bình thường hay không. Chọn 1 email trong số đó và click Continue with selected record để hoàn tất bước test.

Bước 3 – Thiết lập Action

Đây là bước để thiết lập cách thực hiện hành động trên morningmate khi xảy ra Trigger đã được thiết lập trước đó.
​

Bạn có thể chỉ định Dự án/Tiêu đề/Người phụ trách/Nội dung cho Bài đăng được liên kết. Chúng tôi sẽ lấy một ví dụ về quy trình đăng tải Nhiệm vụ trên morningmate với nội dung nhận được qua email.

​1. Lựa chọn App

2. Thiết lập Event

Sau khi liên kết tài khoản, bạn có thể kiểm tra danh sách action có thể liên kết trên morningmate. Nếu chỉ muốn nhận thông báo đơn giản, bạn có thể lựa chọn hình thức Bot thông báo hoặc Bài viết dạng văn bản.

Để minh họa cho ví dụ tạo Nhiệm vụ trên morningmate, đầu tiên bạn hãy click Create Task 😊

3. Lựa chọn Account

Đăng nhập vào tài khoản morningmate bạn muốn kết nối. Nếu đã đăng nhập trước đó, bạn có

thể chuyển sang bước tiếp theo.

4. Thiết lập Action

Đây là bước cuối cùng để bạn thiết lập điều kiện để đăng tải Nhiệm vụ trên morningmate bao gồm: Người viết/Dự án/Tiêu đề/Nội dung/Trạng thái tiến hành.

1) ID Dự án: Chọn Dự án để đăng tải mail dưới dạng Nhiệm vụ. Nếu chưa có dự án nào về chủ đề bạn sẽ đăng tải mail thông qua Zapier, bạn có thể tạo một dự án mới.

2) Thiết lập Tiêu đề/Nội dung/Trạng thái tiến hành/Thứ tự ưu tiên/Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc cho Nhiệm vụ. (các mục có dấu * là bắt buộc)

3) Nội dung (Content): Thoải mái lựa chọn và thêm vào các hạng mục có trong mail.

VD: Ngay cả khi bạn đã thiết lập tiêu đề của mail là tiêu đề của Nhiệm vụ thì bạn vẫn có thể thêm lại nó một lần nữa trong phần nội dung Nhiệm vụ.

4) Gửi một mail bất kỳ để kiểm tra xem Nhiệm vụ có được đăng tải trong Dự án hay không

5) Bước cuối cùng là Publish Zap mà bạn đã thiết lập. Từ nay, bạn sẽ có ngay các Nhiệm vụ được tạo tự động trên morningmate khi nhận được mail từ Gmail.

Chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn quy trình tạo Nhiệm vụ trên morningmate dành cho Thư nhận được từ Gmail. Bạn có thể thiết lập nhanh hơn bằng cách truy cập Zapier trên morningmate và lựa chọn mẫu phù hợp.

Cảm nhận rõ rệt hiệu quả của việc tự động hóa tạo Nhiệm vụ thông qua việc thiết lập điều kiện cho Trigger và Action 👍.