Nhận Bot thông báo khi có phản hồi mới từ Google Forms
Hiện nay, các công ty thường sử dụng Google Forms để phục vụ nhiều mục đích như khảo sát, đăng ký đào tạo/họp, tiếp nhận VOC v.v. Do đó bạn thường phải truy cập liên tục vào các trang tương ứng để kiểm tra thông báo mới hoặc sẽ có lúc quá bận nên bạn không thể kiểm tra phản hồi kịp thời.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn Phương pháp kết nối Google Forms và morningmate bot thông qua Zapier.
Quy trình được tóm tắt chia thành 3 bước: 1. Tạo Zap mới, 2. Chọn loại Google Forms để trở thành Trigger, 3. Thiết lập phương thức để nhận Bot thông báo trên morningmate. Ban đầu trông có vẻ sẽ hơi phức tạp nhưng chỉ cần làm theo hướng dẫn 1 lần, bạn sẽ dễ dàng tự thiết lập cho những lần sau.
Click vào đây để xem phương pháp bắt đầu sử dụng Zapier trên morningmate.
Bước 1 – Tạo Zap mới
Click “+ Create Zap” ở góc trên bên trái Zapier để tạo một Zap mới
Bước 2 – Thiết lập Trigger
Đây là giai đoạn thiết lập Trigger để kích hoạt Bot thông báo trên morningmate. Bạn có thể bỏ qua phần nội dung trong ô màu vàng hiện ở phía trên.
1. Thiết lập App & Event
1) Sau khi click vào Trigger, tìm và chọn Google Forms.
2) Bạn có thể chọn nhận Bot thông báo trên morningmate khi có một sự kiện nào đó xảy ra như khi có phản hồi mới hoặc cập nhật phản hồi trên Google Forms. Ví dụ dưới đây chúng tôi sẽ thiết lập để nhận Bot thông báo chỉ khi có phản hồi mới. Click vào Continue sau khi thiết lập để đi đến bước tiếp.
2. Liên kết tài khoản (Account)
1) Để lựa chọn Form liên kết, bạn cần kết nối với tài khoản của Google bằng cách click vào Đăng nhập, chọn tài khoản để đăng nhập.
2) Sau khi xác nhận tài khoản đã được liên kết, chọn Continue.
3. Thiết lập Trigger
Sau liên kết tài khoản là bước liên kết Form để tạo Trigger. Chúng tôi sẽ thử lấy ví dụ liên kết với “Mẫu đơn đăng ký giải đáp thắc mắc”, sau đó click Tiếp tục.
4. Test Trigger
Bây giờ là lúc bạn có thể test xem Trigger có hoạt động bình thường hay không. Sau khi click chọn Test Trigger, chọn một trong các phản hồi đã có trước đó rồi click Continue with selected record. (Nếu chưa có phản hồi nào trong Google Form được chọn, bạn cần tạo một phản hồi giả định tùy ý). Nếu bạn có thể đi đến bước Action mà không gặp vấn đề gì, thì bạn đã hoàn tất thành công Test Trigger.
Bước 3 – Thiết lập Action
Đây là bước để thiết lập cách thực hiện hành động trên morningmate khi xảy ra Trigger đã được thiết lập trước đó. Chúng tôi sẽ lựa chọn thiết lập Bot thông báo để có thể dễ dàng kiểm tra các đăng ký đào tạo mới như là một ví dụ.
1. Lựa chọn App
Tìm kiếm “morningmate” và lựa chọn ứng dụng này.
2. Thiết lập Event
Sau khi liên kết tài khoản, bạn có thể kiểm tra danh sách action có thể liên kết trên morningmate. Chọn Create Bot Notification rồi click Continue.
Bạn có thể sử dụng Google Forms một cách hiệu quả bằng cách liên kết với 'Nhiệm vụ' trên morningmate, chúng tôi sẽ sớm công khai cách sử dụng 😊 |
3. Lựa chọn Account
1) Đăng nhập vào tài khoản morningmate bạn muốn kết nối. Nếu đã đăng nhập trước đó, bạn có thể chuyển sang bước 2 bên dưới.
2) Sau khi đã đăng nhập, click Continue
4. Thiết lập Action
Đây là bước cuối cùng để bạn thiết lập hình thái tin nhắn hiển thị từ Bot thông báo như: tài khoản morningmate nhận thông báo, tiêu đề, nội dung, đường link, ID Bot.
1) Chọn tài khoản morningmate nhận tin nhắn từ Bot thông báo
Tại bước này bạn có thể chọn tài khoản morningmate sẽ nhận tin nhắn từ Bot khi có phản hồi mới trên Google Forms đã liên kết. Tài khoản morningmate bạn đã đăng nhập ở bước 3 sẽ tự động xuất hiện trong danh sách để bạn có thể lựa chọn. (Chỉ có thể chọn 1 tài khoản)
2) Đặt tiêu đề
Bạn có thể đặt tiêu đề cho Bot thông báo bằng cách chọn từ các hạng mục phản hồi của Google Forms hoặc nhập trực tiếp.
3) Thiết lập Content
Đây là bước thiết lập nội dung tin nhắn bạn muốn nhận từ Bot thông báo. Nếu thiết lập bao gồm cả phần nội dung của phản hồi, bạn sẽ có thể kiểm tra được cả những nội dung quan trọng trong thông báo được gửi đến.
Tip! Khi lựa chọn thể hiện mục phản hồi trong Content, bạn có thể kết hợp thêm dấu cách hoặc Enter để bố cục thông báo dễ nhìn hơn. |
4) Liên kết URL (Tùy chọn)
Bạn cũng có thể chèn thêm liên kết URL vào để có thể trực tiếp truy cập ngay từ Bot thông báo. Với Goole Forms, bạn có thể dễ dàng kiểm tra ngay nội dung chi tiết bằng cách click URL để di chuyển ngay đến trang có chứa phản hồi.
5) Thiết lập Bot ID
Đặt Bot ID được dùng là ID người gửi của Bot thông báo. Bạn có thể lựa chọn từ danh sách các Bot ID đã được tạo trong công ty.
Tip! - Trường hợp chưa có Bot ID nào được tạo trước đó, bạn có thể tạo mới trong mục “API Center > Admin”. - Xem phương pháp tạo ID cho Bot thông báo 👉 - Chỉ Quản trị viên công ty mới có thể tạo Bot ID. |
6) Test
Đây là bước cuối cùng để kiểm tra xem quá trình liên kết đã được hoàn tất hay chưa. Sau khi click Test Step, nếu nhận được tin nhắn true/success như màn hình ở bên phải thì bạn đã hoàn tất quy trình liên kết và đồng thời nhận được một tin nhắn mới nhất từ Bot thông báo.
Bây giờ bạn đã hoàn thành tất cả các bước rồi! 👏👏
Giờ đây, bạn có thể nhanh chóng xác nhận được thông báo và nội dung quan trọng khi có phản hồi mới từ Google Forms thông qua Bot thông báo. Bên cạnh đó, thông qua đường dẫn URL được gửi kèm, bạn cũng có thể truy cập nhanh chóng vào trang chứa phản hồi. Rút ngắn thời gian và giảm bớt bất tiện trong công việc với Zapier.
