統合カレンダーで予定管理

「統合カレンダー」機能が登場しました！🥳 これで、プロジェクトの予定と個人の予定を一つにまとめて管理できます。新しいカレンダーを作って、予定の登録やメンバーへの共有を簡単に行いましょう。

1）統合カレンダーメニューへのアクセス

morningmateのメイン画面左側の「カレンダー」メニューに初めて入ると、自分の名前がついた「基本カレンダー」が作成されます。基本カレンダーは削除や追加の解除ができず、名前はプロフィールで設定した名前が適用されます。なお、名前を変更したい場合はプロフィール設定から変更する必要があります。基本カレンダー以外に、「カレンダーを追加」から好きなカレンダーを直接作成できます。新しいカレンダーを作成する際はカレンダー名の入力が必須で、説明は必要な場合のみ任意で入力すればOKです。

2）他のメンバーのカレンダーを追加する

自分で作成したカレンダー以外にも、公開されている他のメンバーのカレンダーを検索して追加できます。検索はメンバーの名前、または公開カレンダーの名前で行えます。

①検索後、特定のカレンダーを選択するとすぐに追加できます。予定の修正権限やカレンダー管理権限がある場合は「マイカレンダー」一覧に追加され、権限がない場合は「他のカレンダー」一覧に追加されます。

②カレンダーの追加を解除するには、左下のカレンダー設定から「カレンダーの追加を解除」で解除するか、カレンダーのメイン画面で該当カレンダー名の横の「X」ボタンを押せば完了です。

カレンダーは「マイカレンダー」と「他のカレンダー」に分かれています。マイカレンダーは「予定の修正」権限があるカレンダーで、他のカレンダーは閲覧権限のみのカレンダーを指します。

1）マイカレンダーを設定する

自分のカレンダーの名前と説明を修正でき、そのカレンダーを追加している他のメンバーも修正内容を見られます。カレンダー作成時に「予定の公開範囲設定」をオンにすると、他のメンバーがそのカレンダーを追加できるようになります。基本的にマイカレンダー設定の中で、特定のメンバーに予定の閲覧・修正・管理権限を付与できます。

（1）共有対象と権限の設定

カレンダー設定の「共有する社員を追加」から、メンバーを選んで権限を付与でき、一度に複数人へまとめて付与することもできます。

（2）権限の解除

権限の解除は、共有したユーザー一覧から行えます。

（3）カレンダーの削除

カレンダー管理権限を持つ人だけが削除でき、削除すると、そのカレンダーを追加しているすべてのメンバーの画面からも消えます。削除後の復元はできないため、慎重に削除してください。

（4）カレンダーの色設定

色は、カレンダーのメイン画面でカレンダー名の横の「︙」ボタンから設定できます。デフォルトの色のほかにカスタムカラーを選びたい場合は、下部の「＋」ボタンを押すと追加できます。

2）他のカレンダーを設定する

他のカレンダーは閲覧権限のみのカレンダーを指し、このカレンダーではカレンダー名や説明を修正しても自分にだけ適用されます。他のカレンダーはカレンダー設定から直接追加を解除でき、削除はできません。

3）プロジェクトの予定を設定する

複数のプロジェクトで作成された予定を追加して、統合カレンダーで確認できます。

①プロジェクトの予定に参加者を登録すると、各参加者のカレンダーで予定を確認できます。

②追加したプロジェクトの予定をクリックすると、該当の予定に移動できます。

③カレンダーに追加されたすべてのプロジェクトの予定は、カレンダー上で修正・削除ができません。プロジェクトの予定を修正・削除するには、該当のプロジェクトで設定する必要があります。

統合カレンダーの右上にある「＋予定追加」ボタン、またはカレンダーの特定の日付をクリックして予定を追加できます。

1）予定の設定

①予定登録時に「終日」のチェックを外すと時間を設定でき、繰り返し予定の登録は「オプションをもっと見る」をクリックして設定できます。

②メンバーの名前または組織図をもとにした検索で参加者を追加できます。

③予定を登録するカレンダーを、マイカレンダー一覧から選択できます。

既存のプロジェクトで使っていた予定投稿と同じように、Zoom（ズーム）やMS Teamsのビデオ会議連携や場所の設定もできます。予定の内容は最大4,000文字まで入力でき、ファイルを添付する機能も提供します。

2）予定の色設定

好きな色に予定のカラーを変更してみましょう！カレンダーの色とは異なる色を選んで、予定ごとに色分けできます。

3）予定と予定名の公開設定

予定と予定名を、誰に見せるかを設定できます。予定の詳細情報までは閲覧できませんが、予定があることを知らせるためにこの設定を活用できます。

①基本的に予定作成時、予定と予定名はどちらも公開に設定されています。両方が公開に設定されていると、予定に関するすべての情報を閲覧できます。

②予定を非公開にすると、予定名も自動的に非公開になります。

③予定は公開、予定名は非公開にした場合、そのタイトルは予定の修正権限がないメンバーには「非公開の予定」として表示されます。予定の時間、カレンダー、予定の色のみ閲覧できます。

4）予定の修正・削除

マイカレンダーに登録された予定は、予定の修正から参加者、時間、ビデオ会議、場所、内容、添付ファイルなどを変更できます。また、他に参加者がいない場合は予定をすぐに削除でき、他に参加者がいる場合は、削除の通知を送るかどうかを選んでから削除できます。

5）カレンダー活用方法💡

（1）お知らせカレンダーで予定を共有

①カレンダー作成時に部署や業務に合わせて名前を設定します（例：A部署お知らせカレンダー）。

②管理者だけが予定を登録する場合は、1名（管理者）に「予定の修正権限」を付与して追加します。

③他のメンバーは「カレンダーの追加」でお知らせカレンダーの名前を検索して追加します。

④「他のカレンダー」に該当のカレンダーが登録され、予定を確認できます。

（2）部署の休暇カレンダーで予定を共有

①カレンダー作成時に休暇カレンダーという名前で作成します。

②部署の全メンバーに「予定の修正権限」を付与して追加します。

③部署のメンバーはマイカレンダーに休暇カレンダーが追加され、休暇の予定を登録できます。

Q1. 登録した予定をドラッグ＆ドロップで変更できますか？

はい、可能です！ただし、他に参加者がいる場合は、参加者への通知送信の有無を確認してから変更できます。

Q2. 重複して見える予定があります。

同じ予定が複数のカレンダーに登録されていると、重複して表示されることがあります。例えば、公開設定されたAカレンダーを追加していて、そのカレンダーに登録された予定に自分と、自分が追加している他のメンバーが両方参加者になっている場合、公開カレンダーA・マイカレンダー・他のカレンダーにそれぞれ登録され、合計3件の同じ予定として表示されます。

Q3. マイカレンダーの予定の色を変更すると、追加している全員に反映されますか？

マイカレンダーにのみ予定の色が変更されます。追加している他のメンバーは、それぞれ自分の予定の色で表示されます。

Q4. 他のカレンダーの予定の色は変更できませんか？

他のカレンダーの各予定の色は変更できません。代わりにカレンダーの色を変更することで区別できます。

Q5. 他のメンバーが作成した予定に自分が含まれている場合、色を変更できますか？

はい、可能です！ただし、変更した予定の色は自分が見るカレンダーにのみ適用され、他のメンバーが作成した元の予定には適用されません。

Q6. 既存のプロジェクトの予定はどうやって確認しますか？

プロジェクトカレンダーの横の**「＋」ボタン**をクリックして、確認したいプロジェクトを選択すると確認できます。

Q7. 相手がカレンダーも予定も公開設定にしているのに、特定の予定がずっと非公開で表示されます！

次の2点を確認してください。

①追加している相手を「他のカレンダー」として追加しているか。

②非公開で表示される予定がプロジェクトの予定かどうか。

統合カレンダーでは、「他のカレンダー」として追加した人がプロジェクトの予定に参加している場合、その予定は「非公開の予定」として表示されます。

理由：プロジェクトで作成した予定の中には、セキュリティや部署内の事情から、他の人に見せられない内容が含まれる場合があるためです。例えば、AさんがBさんのカレンダーを「他のカレンダー」として追加しているとします。Bさんが他部署に知らせてはいけない重要な契約の予定をプロジェクトで作成し、自分自身を参加者に含めていた場合、Aさんの画面ではその予定は「非公開の予定」として表示されます。