Notificación bot para nuevas respuestas en Google Forms

Muchas empresas realizan encuestas, se inscriben en capacitaciones/reuniones, reciben comentarios de clientes, etc. Probablemente uses Google Forms para varios de estos propósitos. Es posible que hayas tenido que acceder repetidamente a la página de respuestas para verificar las nuevas, o a veces has estado demasiado ocupado para revisarlas.

En este artículo, nos gustaría presentar cómo usar el Bot de Notificaciones de morningmate con Google Forms vinculado a través de Zapier.

Puede parecer largo, pero es un proceso de tres pasos:

1. Crear un nuevo Zap.

2. Seleccionar el formulario de Google que será el Desencadenante.

3. Configurar cómo recibir los bots de notificación en morningmate.

Puede parecer incómodo al principio, pero una vez que lo hagas, podrás usarlo fácilmente.👍

Paso 1. Crear un nuevo Zap

Haz clic en '+ Crear Zap' en la parte superior izquierda de Zapier.

Paso 2. Configurar un gatillo

Ahora es el paso para configurar el gatillo que activará el bot de notificaciones en morningmate. Puedes ignorar la zona del recuadro amarillo que se muestra en la parte superior.

1. Configurar la aplicación y eventos

a) Haz clic en '1. gatillo, busca Formulario de Google y selecciónalo

b) Puedes seleccionar si recibir una notificación en tu morningmate cuando ocurre una acción en el Formulario de Google, como una nueva respuesta o una actualización de respuesta. En este caso, configuraremos la notificación para recibirla solo cuando se reciba una nueva respuesta. Una vez que hayas hecho tu selección, haz clic en 'Continuar' para seguir con el proceso.

2) Conectar Cuenta

a) Para seleccionar un cuestionario, debes conectarte a una cuenta de Google que tenga acceso al formulario. Haz clic en 'Iniciar sesión' para seleccionar la cuenta e inicia sesión.

b) Revisa la cuenta conectada una vez más y haz clic en 'Continuar'.

3. Configurar la Acción

Una vez que hayas conectado tu cuenta, es momento de vincular el 'cuestionario' que se convertirá en la condición. El equipo de morningmate lo conectará a uno de los proyectos de entrenamiento, el 'Formulario de Solicitud en Vivo de Resolución de Problemas'. Una vez que hayas seleccionado el cuestionario, confirma y haz clic en 'Continuar'.

4. Test del Gatillo

Ahora es el momento de probar si la condición funciona correctamente. Después de hacer clic en 'Probar Gatillo’, selecciona una de las respuestas ya registradas y haz clic en 'Continuar con el registro seleccionado'. (Si no hay ninguna respuesta ya registrada en el Formulario de Google, debes registrar una respuesta arbitraria). Si avanzas al paso de 'Acción' sin problemas después de hacer clic, la prueba se ha completado con éxito.

Paso 3. Configurar la Acción

Ahora es el momento de establecer cómo tomará acción en tu morningmate cuando se active la condición establecida. El equipo de morningmate configurará una notificacion bot para verificar fácilmente las nuevas solicitudes del formulario.

1. Selecciona la aplicación

Conectaremos morningmate con Google Forms, así que busca 'morningmate.team' y selecciónalo.

2. Configurar Evento

Una vez que hayas conectado tu cuenta, verás una lista de acciones que se pueden vincular con morningmate. Selecciona 'Crear Notificación Bot' y haz clic en 'Continuar'.

Los formularios de Google también pueden ser útiles vinculandose a “Tareas”. Una guía sobre como utilizarlo en las tareas será proporcionada en el futuro. 😊

3. Selecciona Cuenta

Tip!

Este es un proceso para verificar los permisos de la cuenta de tu morningmate. Si no estás utilizando el plan Business Pro, el uso estará restringido.

a) Inicia sesión en tu cuenta morningmate para conectarte. Si ya habías iniciado sesión, continúa con el paso 2 a continuación.

b) Verifica o cambia la cuenta conectada y haz clic en 'continuar'.

4. Establecer la Acción

¡Ahora el último paso! Esta es la etapa para configurar el tipo de notificación bot que deseas recibir en morningmate Establece tu cuenta morningmate /título/ contenido/ enlace de conexión/ID del bot para recibir notificaciones de respuestas.

a) Configura tu cuenta de morningmate para recibir notificaciones bot

Este es el paso para configurar una cuenta de morningmate y recibir una notificación bot cuando ingrese una nueva respuesta en los Formularios de Google conectados. La cuenta de morningmate en la que iniciaste sesión en el paso 3 aparecerá automáticamente en la lista y podrás seleccionarla. (Solo se puede seleccionar una cuenta.)

b) Establece un título

Puedes establecer un título para la notificación bot. El título se puede seleccionar a partir de las respuestas de los Formularios de Google o ingresarse directamente.

c) Establecer el contenido de la notificación bot

Este es el paso para establecer el mensaje que se recibirá en la notificación bot. Incluir contenido importante en tus respuestas no solo sirve como notificación de nuevas respuestas, sino que también te permite ver el contenido importante de inmediato.

Tip:

Cuando seleccionas un elemento de respuesta en el contenido, puedes recibir notificaciones mucho mejores agregando elementos de texto como Espacios/Enter u otros.

d) Conectar URL (Opcional)

Puedes insertar un enlace que se pueda abrir directamente desde la notificación bot. En el caso de Formularios de Google, puedes verificar fácilmente la información detallada vinculándola a la hoja de cálculo con los resultados de respuestas de la encuesta.

e) Configurar el ID del Bot

Configura el ID del Bot que enviará las notificaciones. Los IDs de los Bots creados dentro de nuestra empresa se mostrarán en la lista, y podrás seleccionar uno para configurarlo.

Tip:

- Si no existe un Bot ID creado, puedes crear uno nuevo en 'Centro de API > Administración' en tu morningmate.

- Los Bot IDs solo pueden ser creados por administradores de la empresa.

f) Test

El último paso es probar que la integración se haya completado correctamente. Si haces clic en ’Probar paso’ y ves el mensaje ‘Completo/Exitoso‘ en la parte derecha de tu pantalla, significa que la conexión se ha completado correctamente y la respuesta más reciente realmente se recibirá a través de la notificación bot.

¡Todo listo! 👏👏

A partir de ahora, podrás revisar rápidamente la información importante y recibir notificaciones bot de respuestas nuevas. Además, se puede acceder facilmente a información específica a través de morningmate mediante el enlace a la URL de la hoja de respuestas vinculada.

A partir de ahora, el tiempo que gastabas para acceder repetidamente a la página de respuestas se recuperará mediante Zapier, permitiéndote salir del trabajo antes o dedicarlo a tareas más relevantes. 💜