¡Llegó el Calendario integrado! 🥳
Ahora puedes ver los eventos de tus proyectos y tus eventos personales en un solo lugar. Crea calendarios para cualquier propósito, añade eventos en pocos clics y comparte tu agenda con tu equipo.
1. Crear calendarios y suscribirse a ellos
1) Abrir el Calendario
La primera vez que abres Calendario desde el menú de la izquierda, Morningmate crea un calendario predeterminado con tu nombre. El calendario predeterminado no se puede eliminar ni anular su suscripción, y su nombre siempre coincide con el nombre de tu perfil.
Para añadir más calendarios, haz clic en + junto a Mi calendario (①) o ve a Ajustes del calendario (②), abajo a la izquierda.
En Ajustes del calendario, elige Crear calendario nuevo (①) y haz clic en Añadir calendario (②).
Escribe un nombre (①) para el calendario y haz clic en Agregar (②). La descripción es opcional.
¡Tip!
- El nombre y la descripción del calendario pueden tener hasta 200 caracteres cada uno.
- El nombre es obligatorio. No puedes crear un calendario sin nombre.
2) Suscribirse a los calendarios de tu equipo
Además de los calendarios que creas, puedes buscar calendarios públicos y suscribirte a ellos. Busca por el nombre de un compañero o por el nombre de un calendario público.
Ve a Ajustes del calendario → Suscribirse al calendario (①) y busca en el campo (②). Haz clic en un resultado para suscribirte al instante. Si tienes permiso para editar eventos o administrar ese calendario, se añade a Mi calendario. Si no, se añade a Otros calendarios.
¡Tip!
- Para anular la suscripción, abre el calendario en Ajustes del calendario y haz clic en Anular la suscripción al calendario, o haz clic en la X junto al nombre del calendario en la pantalla principal del Calendario.
2. Ajustes del calendario
Tus calendarios se dividen en dos grupos. Mi calendario reúne los calendarios en los que puedes editar eventos. Otros calendarios reúne los calendarios que solo puedes ver.
1) Ajustes de Mi calendario 🤔
Selecciona un calendario en Mis ajustes del calendario (①) para cambiar su nombre y descripción. Los compañeros suscritos al calendario también verán los cambios.
Activa Ajustes de acceso público (②) para que otros miembros puedan encontrar el calendario y suscribirse. También puedes dar a compañeros concretos permiso para ver eventos, editarlos o administrar el calendario.
¡Tip!
El calendario predeterminado usa el nombre de tu perfil, por lo que no se puede cambiar de nombre.
(1) Compartir el calendario y definir permisos
En Ajustes de uso compartido y permisos, haz clic en Añadir personal para compartir (①) para dar acceso a tus compañeros. Puedes cambiar el permiso de un compañero en cualquier momento desde el menú desplegable junto a su nombre (②).
En la ventana emergente, busca a tus compañeros por nombre (①), elige un permiso (②) y haz clic en Agregar. Puedes añadir a varias personas a la vez.
(2) Quitar el acceso
Para retirar el acceso, haz clic en la X (③) junto al compañero en la lista de arriba.
(3) Eliminar un calendario
Solo las personas con permiso para administrar el calendario pueden eliminarlo. Al eliminar un calendario, también desaparece para todos los que están suscritos y no se puede recuperar, así que revísalo bien antes de eliminarlo.
(4) Cambiar el color del calendario
En la pantalla principal del Calendario, haz clic en Más (⋮) (①) junto al nombre del calendario y elige un color. Si el color que quieres no está en la paleta, haz clic en + (②).
Elige tu color en Elige el color del calendario y haz clic en Agregar (③).
2) Ajustes de Otros calendarios
Otros calendarios son los calendarios que solo puedes ver. Si cambias el nombre o la descripción de uno de ellos, el cambio solo se aplica para ti. Puedes anular la suscripción a un calendario de Otros calendarios desde Ajustes del calendario, pero no puedes eliminarlo.
3) Eventos de proyectos
Puedes traer los eventos de tus proyectos al Calendario integrado.
① Cuando te añaden como participante en un evento de un proyecto, el evento aparece en tu calendario.
② Haz clic en un evento de proyecto para ir a él dentro del proyecto.
③ Los eventos de proyectos no se pueden editar ni eliminar desde el Calendario. Para cambiarlos o eliminarlos, ábrelos en su proyecto.
3. Añadir eventos
Haz clic en + Añadir evento, arriba a la derecha del Calendario, o haz clic en una fecha del calendario.
¡Tip!
- Solo puedes guardar eventos en los calendarios de Mi calendario.
- Otros calendarios son de solo lectura, por eso no aparecen en la lista.
1) Detalles del evento 🤔
① Desmarca Todo el día para indicar una hora de inicio y de fin. Para que el evento se repita, haz clic en Más opciones.
② Añade asistentes buscando el nombre de un compañero o desde el organigrama.
③ Elige en cuál de tus calendarios se guarda el evento.
Igual que en los eventos de proyectos, puedes añadir una reunión de Zoom o Microsoft Teams y una ubicación. La descripción del evento puede tener hasta 4.000 caracteres y puedes adjuntar archivos.
¡Tip!
- Para que un evento deje de repetirse, abre el evento, haz clic en el icono de editar (lápiz) y luego en la X (②) junto al ajuste de repetición (①).
2) Colores de los eventos
¡Dale a cada evento su propio color! Haz clic en el selector de color (①) y elige un color de la paleta (②) para distinguir los eventos de un vistazo, incluso dentro del mismo calendario.
¡Tip!
- El color de un evento en un calendario de Mi calendario es el mismo para todas las personas con las que se comparte ese calendario, también después de cambiarlo.
- Si no elegiste un color al añadir el evento, el evento usa el color del calendario. Si cambias el color del calendario, el evento cambia con él.
- Si elegiste un color al añadir el evento, o lo cambiaste después, cambiar el color del calendario no cambiará ese evento.
3) Visibilidad del evento y del título
Puedes elegir si el evento y su título son visibles para los demás. Es útil cuando quieres que sepan que estás ocupado sin compartir los detalles.
① Los eventos nuevos se crean con Hacer evento público y Hacer nombre del evento público de forma predeterminada. Con ambas opciones activas, todos los que pueden ver el calendario ven todos los detalles del evento.
② Si eliges Hacer evento privado, la opción del título también se desactiva.
③ Si el evento es público pero eliges Hacer nombre del evento privado, los compañeros sin permiso de edición lo ven como "Evento privado". Solo pueden ver la hora, el calendario y el color.
¡Tip!
- Si los Ajustes de vista del calendario de un calendario están en Permiso de visualización de eventos (Mostrar solo detalles de hora), los compañeros sin permiso de edición también ven sus eventos como "Evento privado".
4) Editar y eliminar eventos
En los eventos de Mi calendario, haz clic en editar para cambiar los asistentes, la hora, la videollamada, la ubicación, la descripción o los archivos adjuntos. Si eres el único asistente, puedes eliminar el evento directamente. Si hay otros asistentes, se te preguntará si quieres avisarles antes de eliminar el evento.
¡Tip!
Si un evento tiene otros asistentes y cambias la hora, la videollamada, la ubicación, la descripción o los archivos adjuntos, se te preguntará si quieres enviarles una actualización antes de guardar.
5) Ideas para usar los calendarios 💡
(1) Un calendario de avisos del equipo
① Crea un calendario con el nombre de tu equipo o de su propósito, por ejemplo [Aviso] Equipo de Marketing.
② Si solo un administrador debe publicar eventos, añade solo a esa persona con Permiso de edición de eventos.
③ El resto busca el nombre del calendario en Suscribirse al calendario y se suscribe.
④ El calendario aparece en sus Otros calendarios, así que pueden ver todos los eventos.
(2) Un calendario de vacaciones del equipo
① Crea un calendario para las ausencias, por ejemplo Vacaciones del equipo.
② Añade a todo el equipo con Permiso de edición de eventos.
③ El calendario aparece en Mi calendario de todos, y cada persona puede añadir sus propios días libres.
4. Preguntas frecuentes
P1. ¿Puedo mover un evento arrastrándolo y soltándolo?
¡Sí! Si el evento tiene otros asistentes, se te preguntará si quieres avisarles antes de guardar el cambio.
P2. ¿Por qué veo el mismo evento más de una vez?
Un evento en el que participas puede aparecer una vez por cada calendario en el que está. Por ejemplo, imagina que estás suscrito a un calendario público y que un evento de ese calendario os incluye a ti y a un compañero a cuyo calendario también estás suscrito. Ese evento aparece tres veces: una en el calendario público, otra en tu calendario y otra en el calendario de tu compañero.
P3. Si cambio el color de un evento en Mi calendario, ¿los suscriptores también ven el nuevo color?
No. El nuevo color solo se aplica a tu calendario. Los suscriptores ven el evento con el color que ellos hayan elegido.
P4. ¿Puedo cambiar el color de los eventos de Otros calendarios?
No, no puedes cambiar el color de eventos individuales en Otros calendarios. En su lugar, cambia el color del calendario para distinguirlo.
P5. ¿Puedo cambiar el color de un evento creado por otra persona si soy asistente?
¡Sí! El color que elijas solo se aplica al calendario que ves tú. No cambia el evento original.
P6. ¿Cómo veo los eventos de mis proyectos existentes?
Haz clic en + junto a Proyecto (①), selecciona los proyectos que quieras y haz clic en Confirmar (②).
P7. Mi compañero hizo públicos su calendario y sus eventos, pero un evento sigue apareciendo como privado. ¿Por qué?
Revisa dos cosas:
1) ¿El calendario de tu compañero está en tus Otros calendarios?
2) ¿El evento privado es un evento de proyecto?
Si estás suscrito al calendario de un compañero en Otros calendarios y esa persona participa en un evento de proyecto, ese evento aparece como Evento privado en tu Calendario integrado.
¿Por qué? Algunos eventos de proyectos deben mantenerse privados, por seguridad o por motivos internos del equipo.
Por ejemplo, Olivia está suscrita al calendario de Daniel en Otros calendarios (①). Daniel crea en un proyecto un evento confidencial de firma de contrato que no debe compartirse fuera de su equipo, y él es participante. Si Olivia pudiera ver los detalles, podría filtrarse información sensible, por eso el evento le aparece como Evento privado (②).
Suscribirte te permite ver fácilmente la agenda de tus compañeros. Los eventos de proyectos que deben ser confidenciales se mantienen privados, para que nunca se compartan más de lo necesario.
Esperamos que el Calendario integrado te ayude a organizar tu semana con más facilidad.
Morningmate seguirá mejorando con tus comentarios. ¡Gracias! 💜