Morningmate Wiki ofrece a los administradores una variedad de herramientas para organizar páginas, gestionar las políticas de carga de archivos y controlar los enlaces compartidos externamente.
Desde administrar el nombre del Wiki y revisar la actividad de las páginas hasta configurar la carga de archivos y gestionar los enlaces de uso compartido externo, puedes acceder a las funciones clave de administración desde un solo lugar. 📊
¡Tip!
La función de Administración en Morningmate Wiki está disponible únicamente para los administradores de la empresa. Los administradores de Morningmate pueden actualmente agregar o eliminar administradores adicionales. (Aprende cómo agregar administradores)
1. Acceder a la página de administración
Dentro de Morningmate Wiki, haz clic en el menú Administración para abrir la página de administración.
2. Funciones principales
La página de Administración de Morningmate Wiki está dividida en tres categorías principales: Todas las páginas de la empresa (①), Gestión de Mi carpeta (②) y Configuración de seguridad (③). Desde aquí puedes revisar y gestionar los ajustes clave relacionados con páginas, carga de archivos y uso compartido.
1) Cómo gestionar todas las páginas de la empresa
Este menú te permite verificar y editar el nombre del Wiki de la empresa. El nombre del Wiki configurado actualmente se muestra y puede cambiarse cuando sea necesario.
① Gestionar la información del Wiki de la empresa (nombre):
Haz clic en Información de la biblioteca de la empresa en el menú de la izquierda, ingresa el nombre deseado y haz clic en Editar para aplicar el cambio. Este nombre se mostrará como el nombre compartido del Wiki en toda la empresa, por lo que recomendamos elegir un nombre que sea fácil de entender para todos.
② Gestionar las páginas del Wiki de la empresa:
Este menú te permite ver y gestionar de un vistazo todas las páginas del Wiki de tu empresa. Puedes verificar rápidamente qué documentos están en uso, cuáles han sido eliminados y si existen páginas sin propietario. También puedes buscar una página específica por nombre usando la barra de búsqueda.
¡Tip!
Si encuentras una página innecesaria en la pantalla de gestión de páginas del Wiki, puedes eliminarla usando el ícono de papelera a la derecha. También puedes exportar la lista completa con Exportar a Excel.
Usa esta función cuando quieras organizar documentos desactualizados, verificar rápidamente quién creó un documento, revisar páginas que no han sido actualizadas recientemente o gestionar el estado de tu Wiki en Excel.
2) Cómo gestionar 'Mi carpeta'
Mientras que Todas las páginas de la empresa es un espacio de conocimiento compartido, Mi carpeta es donde los miembros gestionan sus propias páginas. Los administradores también pueden ver las páginas creadas en las carpetas personales de los miembros de forma independiente, lo que les permite hacer un seguimiento más detallado del estado general del contenido del Wiki.
Este menú también te permite eliminar páginas usando el ícono de papelera a la derecha o exportar la lista completa con Exportar a Excel. Puedes hacer clic en cada página para ver su propietario y gestionar sus permisos.
¡Tip!
Mi carpeta es un espacio privado que, de forma predeterminada, solo es visible para el usuario individual. Incluso los administradores y superadministradores no pueden acceder a su contenido de manera predeterminada. Sin embargo, las listas de páginas y los estados pueden gestionarse de forma independiente cuando sea necesario por razones administrativas, como mover u organizar páginas de acuerdo con las políticas de la empresa.
3) Configuración de seguridad
(1) Configuración de archivos adjuntos
El menú de configuración de archivos adjuntos te permite controlar si se permiten las cargas de archivos en el Wiki y establecer el tamaño máximo de archivo que se puede cargar de una sola vez. Los ajustes pueden configurarse de forma independiente para entornos web (PC) y móvil, lo que facilita aplicar políticas de carga adaptadas a las necesidades de tu empresa.
Para configurar los ajustes, primero haz clic en el botón Editar en la esquina superior derecha (①). Aplica los ajustes deseados (②) y luego haz clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha para completar el proceso (③).
(2) Gestión de enlaces de uso compartido externo
Este menú te permite gestionar el estado de los enlaces públicos, que permiten a cualquier persona con el enlace ver un documento. Los enlaces públicos pueden ser útiles cuando necesitas compartir documentos rápidamente con clientes externos, socios u otros colaboradores. Puedes verificar qué páginas se están compartiendo externamente y desactivar los enlaces cuando sea necesario.
¡Tips!
Si bien los enlaces públicos facilitan compartir páginas individuales externamente, pueden exponer de forma no intencionada información confidencial de la empresa. Siempre verifica cuidadosamente el alcance del uso compartido antes de habilitar el acceso externo.
Para compartir una página externamente, coloca el cursor sobre el nombre de la página, haz clic en el botón Más (⋮) (①) y selecciona Compartir (②). En los permisos de acceso, selecciona Cualquier persona con el enlace y guarda los ajustes (③).
La Administración de Morningmate Wiki ofrece las herramientas esenciales para gestionar el Wiki de tu empresa de forma más organizada y segura. Comienza familiarizándote con la gestión de páginas, la configuración de archivos adjuntos y la gestión de enlaces externos para resolver rápidamente las tareas que necesitarás con más frecuencia en la administración diaria del Wiki. 👏🏻