1.¿Qué es un “Enlace abierto”?
Con la nueva función de “Enlace abierto”, puedes compartir libremente cualquier publicación con cualquier persona que tenga el enlace, mientras restringes el acceso a quienes no desees que lo vean.
¡Lo mejor de todo es que ya no es necesario crear una cuenta ni iniciar sesión para ver el contenido de la publicación! Esperamos que esto haga que la colaboración sea más fluida y eficiente :)
¡Tip!
La visibilidad del proyecto solo puede ser activada por los administradores del proyecto.
Las publicaciones pueden compartirse individualmente por los usuarios regulares, sin importar la configuración de visibilidad del proyecto. Sin embargo, debes tener permiso para “ver + editar publicaciones” dentro de ese proyecto.
2.Cómo hacer que un proyecto sea “abierto”
Los enlaces abiertos pueden crearse para todo el proyecto o para publicaciones individuales dentro del mismo.
¡Tip!
Para los proyectos de todos los miembros, la función de “enlace abierto” no está disponible, ya que estos proyectos están destinados únicamente a miembros internos y no pueden compartirse externamente.
Para permitir que cualquier persona con el enlace pueda ver el proyecto, establece la opción de “Vista” del proyecto en “Todos”. Ten en cuenta que esta configuración solo puede establecerse al momento de crear el proyecto y no puede modificarse posteriormente.
A. Activar la visibilidad del proyecto
1.La función de Enlace abierto debe ser habilitada primero por el administrador.Si el uso compartido externo está desactivado, aún verás el botón de Configuración de visibilidad en el menú del proyecto, pero la función no podrá activarse.
2. Haz clic en el botón Más (⋮) junto al nombre del proyecto.
3.Selecciona Configuración de visibilidad y elige el nivel de visibilidad.
→ Esto se aplicará automáticamente a todas las publicaciones dentro del proyecto, que pasarán a ser visibles según el alcance que hayas seleccionado. Por lo tanto, asegúrate de revisar cuidadosamente cualquier publicación confidencial antes de hacer público el proyecto.
¡Tip 1!
El botón de Configuración de visibilidad del proyecto solo está disponible para los administradores del proyecto.
¡Tip 2!
Cuando el administrador de la empresa activa cualquiera de las siguientes opciones de seguridad, el uso compartido externo se deshabilitará y el botón de Configuración de visibilidad no aparecerá:
Configuración de restricción por IP
Configuración de carga/descarga de archivos
Captura de pantalla
Configuración de seguridad de inicio de sesión
**Excepción:
Sin embargo, existe una excepción: los proyectos aún pueden ser públicos incluso si las Configuraciones de marca de agua y Configuraciones de IA están activadas.
4) Una vez que actives la configuración de visibilidad del proyecto, este será visible según el alcance que hayas seleccionado. Además, aparecerá un mensaje en la parte superior del proyecto indicando el nuevo estado de visibilidad.
5) Además, todos los íconos de las publicaciones cambiarán del ícono de 👥 (persona) al ícono de 🔗 (enlace), lo que facilitará reconocer que la publicación se ha compartido con cualquier persona que tenga el enlace.
B. Administrar la configuración de visibilidad del proyecto
1) Cómo cambiar el alcance de uso compartido:
Ve nuevamente a “Configuración de visibilidad” y ajusta el alcance:
Participantes del proyecto y empleados: No solo los miembros del proyecto, sino también cualquier empleado que no participe en él podrá ver las publicaciones del proyecto.
Cualquiera con el enlace: Cualquier persona que tenga el enlace podrá ver el proyecto completo.
2) Cómo establecer una contraseña.
Para una gestión más estricta de la visibilidad del proyecto, puedes configurar una contraseña de 6 dígitos.
Haz clic en “Configuración” para activar el campo de contraseña y luego haz clic en “Completar” para aplicar el cambio.
¡Tip!
La contraseña solo es visible para los gestores del proyecto (incluido en la aplicación móvil).
3) Cómo copiar y compartir un enlace abierto
Ve a “Configuración de visibilidad”, luego simplemente copia y comparte el enlace con cualquier persona que necesite acceso al proyecto, como clientes o socios externos.
3. Cómo compartir una publicación específica
1) La función de Enlace abierto debe ser habilitada primero por el administrador.
Si el uso compartido externo está desactivado, solo permanecerán disponibles las dos opciones básicas de permisos, y las publicaciones serán visibles únicamente para los miembros del proyecto, incluso si el enlace es compartido.
Solo administradores del proyecto
Solo participantes del proyecto
Todas las demás opciones de uso compartido público estarán bloqueadas.
2) Haz clic en el botón Más (⋮) en la esquina superior derecha de la publicación.
3)Selecciona “Compartir publicación” y ajusta la visibilidad.
→ Esto se aplicará únicamente a esa publicación específica.
¡Tip!
Las publicaciones pueden ser compartidas tanto por los gestores del proyecto como por los miembros regulares, incluso cuando los permisos de visibilidad del proyecto están desactivados.
4) Una vez que habilites la configuración de visibilidad de la publicación, esta será visible según el alcance que hayas seleccionado. Además, aparecerá un mensaje en la parte inferior de la publicación.
¡Tip!
El permiso para cambiar la visibilidad de una publicación depende de los permisos de “Edición” del proyecto.
Todos: Todos los miembros del proyecto pueden gestionar la configuración de visibilidad de la publicación.
Solo administrador del proyecto y autor: Solo el administrador del proyecto y el autor original pueden gestionar la configuración de visibilidad de la publicación.
Solo autor: Solo el autor de la publicación puede gestionar la configuración de visibilidad de la publicación.
Según el alcance seleccionado, solo los usuarios autorizados podrán cambiar las opciones:
Solo participantes del proyecto
Solo administrador del proyecto
Participantes del proyecto y empleados
Cualquiera con el enlace
Todos los demás usuarios fuera de este alcance de permisos solo tendrán las siguientes opciones de visibilidad interna:
Solo participantes del proyecto
Solo administrador del proyecto
4. Opciones de visibilidad externa
1) Opciones para “Proyectos”
Según el alcance seleccionado, los usuarios autorizados podrán ver el proyecto.
Participantes del proyecto y empleados: Solo los participantes del proyecto y los empleados que no formen parte del mismo podrán ver la publicación.
Cualquiera con el enlace: Cualquier persona que tenga el enlace podrá ver la publicación sin necesidad de crear una cuenta.
2) Opciones para “Publicaciones”
Según el alcance seleccionado, solo los usuarios autorizados podrán ver la publicación.
Participantes del proyecto y empleados: Solo los participantes del proyecto y los empleados que no formen parte del mismo podrán ver la publicación.
Cualquiera con el enlace: Cualquier persona con el enlace podrá ver la publicación sin necesidad de crear una cuenta.
Solo participantes del proyecto: Todos los miembros del proyecto podrán ver la publicación mediante el enlace.
Solo administrador del proyecto: Solo los administradores del proyecto podrán ver la publicación mediante el enlace.
¡Tip!
La opción “Copiar enlace” de una publicación genera la misma URL que el botón “Compartir publicación”.
Puedes copiar el enlace directamente desde la publicación, a menos que desees cambiar el nivel de acceso del espectador.
5. Restricciones para los usuarios que acceden mediante un enlace abierto
Cualquier persona con el enlace abierto puede ver todas las publicaciones relacionadas, pero existen limitaciones para los usuarios externos que no tienen una cuenta de Morningmate.
Los espectadores externos solo pueden ver el contenido del proyecto o las publicaciones compartidas. No pueden comentar, reaccionar, subir contenido, crear publicaciones ni descargar archivos. Para realizar estas acciones, deben registrarse en Morningmate e iniciar sesión.
Los espectadores externos pueden acceder a todas las pestañas del proyecto dentro del proyecto compartido.
Puedes cambiar entre los diferentes modos de vista en la pestaña de Tareas, pero no puedes crear nuevas vistas. Para crear vistas personalizadas con tus propias condiciones de filtro, debes registrarte y unirte al proyecto.
6. Comportamiento después de desactivar el uso compartido abierto
A) Cómo desactivar la visibilidad de una publicación
Desactivar el uso compartido externo de una publicación bloquea inmediatamente el acceso mediante el enlace, incluso si el enlace ya se había compartido. Esta función también es útil cuando deseas mantener ciertas publicaciones privadas dentro de un proyecto que es, o ha sido, público.
Haz clic en el botón “Editar” o “Compartir publicación” en la publicación.
Ajusta la opción de visibilidad para seleccionar el grupo con el que deseas compartir la publicación.
B) Cómo desactivar la visibilidad de un proyecto
Si el interruptor de “Visibilidad del proyecto” se desactiva después de haber estado activado, todas las publicaciones que anteriormente estaban configuradas como “Cualquiera con el enlace” volverán automáticamente a “Solo participantes del proyecto.”
7. Comportamiento en la aplicación móvil
La función de Enlace abierto está disponible tanto en la versión web como en la aplicación.
Cualquier configuración de visibilidad de proyectos o publicaciones que se active desde la aplicación también se reflejará en la versión web, y viceversa 🙂
